De EUDR vertrekt vanuit de zorgplicht van elk bedrijf. Je moet een grondige risicoanalyse uitvoeren in je hele waardeketen. Met deze 6 stappen begin je planmatig aan je EUDR-implementatie:

1. Analyseer je verplichtingen

Vaak beginnen bedrijven te snel met data verzamelen, ook als ze nog niet weten wat precies hun juridische verplichtingen zijn. Bepaal daarom eerst je rol volgens de EUDR:

‍

• ‍Marktdeelnemer of operator: je bedrijf brengt een product voor het eerst op de Europese markt of exporteert het.‍
• Handelaar of trader: je bedrijf verkoopt een product dat al op de markt is gebracht door andere spelers in de keten, zoals groothandels en supermarkten.‍
• Kmo of niet-kmo: kmo's voldoen aan minstens twee van de volgende criteria: balans tot 25 miljoen euro, netto-omzet tot 50 miljoen euro, gemiddeld aantal werknemers tot 250.

‍

Elke rol gaat samen met specifieke verplichtingen en uitzonderingen. In bepaalde situaties zijn de EUDR-verplichtingen voor een kmo minder zwaar.

2. Bepaal je scope

Afhankelijk van je scope kan je dataverzameling te breed (en dus inefficiënt) of te smal (en dus onvolledig) worden. Stel daarom vroeg in je traject vast:

‍

• welke van je producten of grondstoffen exact onder de EUDR vallen (je gebruikt daarvoor de HS-codes);
• of er hogerop in je keten risicogrondstoffen aanwezig zijn, zoals cacao in een halffabricaat dat je inkoopt;
• hoe diep je je keten moet volgen: vaak gaat het om leveranciers van leveranciers, met wie je nog geen directe relatie hebt.

‍

3. Betrek je stakeholders

Veel cruciale data komen van leveranciers en partners. Ga daarom tijdig de dialoog aan:

‍

• Leg leveranciers die niet tot de EU behoren, of die minder ver staan in hun traject, helder uit wat de EUDR is en wat het doel van de wetgeving is.
• Schep duidelijkheid over de benodigde data, hoe je ze gebruikt en hoe je vertrouwelijkheid waarborgt. Plan een meeting in om de vragenlijst die je uitstuurde, toe te lichten.
• Overweeg een investering in capaciteitsopbouw bij je kritische leveranciers, coaching en/of samenwerking met sectorinitiatieven voor leveranciers die de vereiste systemen nog niet gebruiken.

‍

Hoe eerder je je leveranciers actief betrekt, hoe beter je de workload en mogelijke knelpunten kunt inschatten.

‍

4.      Gebruik de juiste tools

Om aan de EUDR te voldoen, moet je onder meer:

‍

• geolocatiepunten verzamelen;
• risicoanalyses uitvoeren;
• alle informatie koppelen aan productstromen;
• due-diligenceverklaringen indienen in een EU-breed systeem.

‍

Alle data handmatig verwerken is in de meeste gevallen niet schaalbaar en bovendien foutgevoelig. Digitale tools maken je proces efficiënter en betrouwbaarder. Overweeg de aankoop van gespecialiseerde software voor EUDR, of een bredere ESG-software die je ook kan inzetten voor de opvolging van andere duurzaamheidswetgevingen zoals CSRD en CSDDD.

‍

Hoe maak je jouw organisatie klaar voor de EUDR?

‍

5.      Optimaliseer je governance

De EUDR raakt aan meerdere afdelingen: van verkoop en finance over duurzaamheid tot je juridische dienst en IT. Zorg daarom voor een robuust governancesysteem:

‍

• Richt een multidisciplinair EUDR-team op dat alle expertise samenbrengt.
• Leg rollen en verantwoordelijkheden vast: wie vraagt data op, wie voert risicoanalyses uit, wie keurt verklaringen goed?
• Zorg voor een heldere rapportagelijn naar het management, zeker gezien de stevige boetes (tot 4% van jaaromzet bij non-compliance).

‍

Leg deze aanpak vast in een intern beleid, bijvoorbeeld via een due-diligencepolicy of deforestation policy. Dat ondersteunt niet alleen je implementatie, maar toont ook aan klanten en auditors dat je structureel en transparant te werk gaat. Zo creëer je vertrouwen en vermijd je greenwashing.

‍

6.      Wees voorbereid op non-compliance

Zelfs met een grondige voorbereiding zullen er leveranciers zijn die data niet (tijdig) aanleveren of niet voldoen aan de vereisten. Zorg daarom voor een escalatieprocedure bij non-compliance:

‍

• Wie vraagt welke extra documentatie op?
• Wie gaat in gesprek met welke leverancier?
• Wanneer kies je voor een fysieke audit bij je leveranciers?
• Wanneer beslis je om een leverancier te vervangen?

‍

Zo voorkom je ad-hoc beslissingen en handel je consequent en transparant.