De traceerbaarheid van grondstoffen hangt sterk samen met het principe van zorgplicht of due diligence: een grondige risico-oefening waarmee je als bedrijf analyseert waar in de keten mogelijk wanpraktijken gebeuren. Vanuit die kennis neem je als onderneming gepaste maatregelen om eventuele risico’s op ontbossing of bosaantasting te mitigeren. Due diligence wordt ook in andere EU-wetgeving vereist, zoals in de CSDDD en CSRD.
De EUDR onderscheidt vier stappen in het due diligence-onderzoek: gegevensverzameling, risicobeoordeling, risicobeperking en publicatie van informatie.
1. Gegevens verzamelen
In een eerste stap win je alle relevante informatie in over de grondstof of het product in kwestie, de hoeveelheid, leverancier, land van productie, bewijs van legale oogst enzovoort. Een centraal element zijn de geografische coördinaten van de percelen waar de grondstof is geproduceerd.
2. Risico analyseren en beoordelen
Vervolgens evalueer je de risico’s gelinkt aan de grondstof/het product in kwestie. Deze risicoanalyse moet minstens één keer per jaar worden herhaald. Alles draait daarbij rond de risicoclassificatie van het land of de regio waar je grondstof werd geproduceerd. Om de risico’s correct en uniform te laten inschatten, heeft de Commissie een vergelijkende lijst gepubliceerd, waarin alle productielanden staan gerangschikt volgens het risico op ontbossing en bosdegradatie. De lijst bevat drie niveaus: hoog, standaard of laag risico’s. Komen al jouw grondstoffen uit gebieden die een laag risico krijgen toebedeeld, dan zijn er vereenvoudigde due-diligence-eisen van toepassing. Importeer je daarentegen uit regio’s met een gemiddeld of hoog risico, dan zal je een uitgebreidere due diligence moeten uitvoeren. Alle EU-lidstaten kregen een label van laag risico, net als bijvoorbeeld de VS, China, Australië en Canada. Enkel Wit-Rusland, Rusland, Noord-Korea en Myanmar hebben een hoog risico.
3. Maatregelen nemen om het risico te verminderen
In stap twee neem je passende en evenredige risicobeperkende maatregelen, indien dit uit de risicoanalyse nodig bleek. Het kan gaan om aanvullende informatie opvragen, (onafhankelijke) audits uitvoeren, ondersteuning verlenen aan lokale producenten, concrete initiatieven nemen om bos te beschermen … De procedures en maatregelen om risico’s te verminderen moeten minstens één keer per jaar worden herzien.
4. Informatie publiceren
Bedrijven moeten ook het bewijs leveren dat ze aan de EUDR-voorwaarden voldoen met een zorgvuldigheidsverklaring (due diligence statement of DDS). Die DDS bevat de geografische coördinaten van de percelen van oorsprong en andere relevante informatie, en moet worden ingediend voordat een product op de EU-markt wordt gebracht of voordat een product uit de EU wordt geëxporteerd.
De EC heeft een informatiesysteem ontwikkeld om alle DDS in te dienen en bij te houden aan de hand van een uniek referentienummer. De zorgvuldigheidsverklaringen hebben juridische waarde en de inhoud ervan kan worden gecontroleerd door de bevoegde autoriteiten van de lidstaten. Via een trainingsserver kunnen gebruikers alvast oefenen in het indienen van hun due diligence-verklaringen.
