ESRS 1 en 2: de algemene rapporterings­standaarden die iedereen moet kennen

Deze zomer worden de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) finaal goedgekeurd. Die standaarden zullen bepalen hoe grote Europese bedrijven vanaf 2025 moeten rapporteren over E (environment), S (social issues) en G (governance of goed bestuur). In dit artikel geven we toelichting bij de transversale rapporteringsstandaarden ESRS 1 en ESRS 2, die de algemene vereisten voor duurzaamheidsrapportering vastleggen en dubbele materialiteit als nieuw concept invoeren.

Dit is het tweede van een reeks artikels die je helpen te navigeren door de veranderingen en complexiteiten van de CSRD en de bijhorende ESRS (European Sustainability Reporting Standards).

July 11, 2024
CSRD algemeen
Governance

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die begin 2023 van kracht werd, voert een verplichte duurzaamheidsrapportering in voor alle grote Europese bedrijven. De European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) kreeg in haar rol als technisch adviesorgaan van de Europese Commissie de opdracht om standaarden uit te werken die de richtlijn vertalen naar concrete rapporteringseisen. Met de rapporteringsstandaarden wil Europa een efficiënte en gestructureerde implementatie van de richtlijn verzekeren en kwaliteitsvolle, vergelijkbare en relevante duurzaamheidsinformatie garanderen.

De rapporteringsstandaarden bevinden zich momenteel nog in de ontwerpfase. Deze zomer zullen de delegated acts (letterlijk: gedelegeerde handelingen) gepubliceerd worden die de standaarden wettelijk bindend maken in heel Europa. Aan de hoofdprincipes van de ESRS zal naar verwachting niet meer getornd worden.

Tijdlijn van de European Sustainability Reporting Standards

‣ 30 april tot 8 augustus 2022: EFRAG Project Task Force on European Sustainability Reporting Standards (EFRAG PTF-ESRS) onderwerpt de ESRS Exposure Drafts (EDs) aan een publieke consultatie

‣ 15 november 2022: EFRAG overhandigt de aangepaste ontwerpstandaarden aan de Europese Commissie

‣ Zomer 2023: goedkeuring van de finale standaarden als delegated acts

‣ Toepassingsgebied en timing: de rapporteringsvereisten worden gefaseerd ingevoerd:

  • financieel jaar 2024: rapporteringsverplichting voor grote beursgenoteerde bedrijven en ondernemingen van openbaar belang, zoals banken en verzekeringen
  • financieel jaar 2025: rapporteringsverplichting voor alle grote bedrijven
  • financieel jaar 2026: rapporteringsverplichting voor beursgenoteerde kmo’s met een mogelijkheid tot uitstel tot 2028 en rapportering volgens afzonderlijke proportionele standaarden (nog uit te werken door EFRAG)
  • financieel jaar 2028: rapporteringsverplichting voor niet-Europese moederbedrijven van ondernemingen die in Europa actief zijn

Wat zijn de transversale standaarden ESRS 1 en 2 en hoe ziet de volledige set van standaarden eruit?

De ontwerp-ESRS zijn allemaal algemene standaarden, die niet specifiek voor een bepaalde sector bedoeld zijn, maar op alle sectoren van toepassing zijn. Ze coveren het volledige spectrum van ESG-topics en voeren het principe van de dubbele materialiteit in om te bepalen of een bedrijf een thematische standaard al dan niet moet volgen. De standaarden zijn onder te verdelen in vier groepen:

  • Twee transversale (Eng: cross-cutting) standaarden die algemene specificaties beschrijven waaraan een duurzaamheidsrapport moet voldoen (ESRS 1) en vereisten beschrijven die gelden over de ESG-topics heen (ESRS 2)
  • Vijf milieugerelateerde standaarden over klimaatverandering, milieuverontreiniging, biodiversiteit en ecosystemen, water en mariene grondstoffen, en grondstoffengebruik en circulaire economie (ESRS E1 tot en met E5)
  • Vier sociale standaarden over eigen werknemers, medewerkers in de waardeketen, getroffen gemeenschappen en consumenten en eindgebruikers (ESRS S1 tot en met S4)
  • Eén standaard rond goed bestuur (ESRS G)
    De laatste drie groepen noemen we ook de thematische (topical) standaarden. In dit artikel bespreken we ESRS 1 en ESRS 2.


Welke algemene rapporteringsvereisten moet je volgen om te voldoen aan ESRS 1?

De eerste standaard definieert de concepten die bedrijven moeten toepassen wanneer ze een duurzaamheidsrapport in lijn met de ESRS voorbereiden. Je kan deze standaard beschouwen als een conceptueel raamwerk met verschillende hoofdstukken die een reeks nieuwe begrippen en ideeën rond rapportering introduceren.

Dit zijn de belangrijkste concepten die ESRS 1 vastlegt:

‣ Het materialiteitsonderzoek: de materialiteitsbenadering is een van de sleutelconcepten van de nieuwe standaarden en helpt bedrijven om te onderzoeken welke informatie ze in hun rapport moeten opnemen en welke niet. In een materialiteitsonderzoek moeten bedrijven samen met hun stakeholders nagaan of een bepaald thema, denk bijvoorbeeld aan de klimaatverandering of de schending van mensenrechten, materieel is voor hun activiteiten. In essentie is een topic materieel als het relevant is voor zowel het bedrijf zelf als zijn stakeholders. Een topic kan relevant zijn omdat het bedrijf er zelf een impact op heeft of omdat het een risico of opportuniteit vormt (of in de toekomst kan vormen) voor de onderneming in kwestie. In de ontwerpversie worden bepaalde standaarden uit de materialiteitsanalyse gehaald – de ESRS 2, de klimaatstandaard en bepaalde onderdelen van de standaard rond eigen medewerkers voor bedrijven met meer dan 250 medewerkers. De overeenkomstige datapunten zouden daardoor verplicht worden voor alle bedrijven.

‣ Tijdshorizon: bedrijven die rapporteren volgens de CSRD moeten verschillende vereisten in acht nemen die verbonden zijn aan de timing van hun rapport:

  • Het duurzaamheidsrapport moet samenvallen met de rapporteringsperiode van het financiële jaarverslag.
  • In hun duurzaamheidsverslag mogen bedrijven zich niet beperken tot een terugblik op hun prestaties van het voorbije jaar. Ze moeten ook toekomstgerichte informatie opnemen, onder de vorm van targets, transitieplannen en roadmaps.
  • Bedrijven moeten daarbij de korte, middellange en lange termijn in beschouwing nemen.
  • Ondernemingen moeten hun progressie aantonen door de informatie en data die ze rapporteren te vergelijken met een basisjaar.

‣ Structuur van het duurzaamheidsrapport: het duurzaamheidsrapport moet worden geïntegreerd in het financiële jaarrapport van het bedrijf en moet volgens deze structuur worden opgemaakt:

  • algemene informatie
  • milieu-informatie
  • sociale informatie
  • informatie over goed bestuur

Deze milieu-, sociale en bestuurlijke informatie moeten telkens de indicatoren meenemen die uit het materialiteitsonderzoek bleken én een aantal KPI’s die verplicht worden opgelegd door de EU-taxonomie.

De structuur van het rapport moet ervoor zorgen dat de informatie toegankelijk en begrijpelijk is voor de stakeholders. Daarnaast moet het rapport door machines gelezen kunnen worden. Dat wil zeggen dat het moet worden opgemaakt in een XHTML-formaat en voorzien moet worden van digitale tags.

De ESRS 1 introduceert ook het concept van due diligence op het gebied van duurzaamheid. Een duidelijke definitie is opgenomen in de standaard en er wordt verduidelijkt hoe due diligence ingebed is in het geheel van de ESRS. De ESRS bevatten geen vereisten over hoe ondernemingen hun bedrijfsvoering moeten aanpassen in het kader van due diligence. Daarvoor ontwikkelt de Europese Commissie momenteel de Corporate Sustainability Due Diligence Directive. Die heeft als doel de negatieve effecten die bedrijven via hun waardeketen uitoefenen op mensenrechten en het milieu centraal aan te pakken. Wat bedrijven hierover moeten rapporteren, komt wel in de ESRS aan bod.

Welke algemene informatie moet je bekendmaken om te voldoen aan ESRS 2?

De tweede transversale standaard, ESRS 2, legt de algemene informatie vast die bedrijven in hun duurzaamheidsrapport moeten opnemen. Deze standaard is, althans volgens de draftversie, van toepassing voor alle bedrijven en zal dus niet onderhevig zijn aan het materialiteitsonderzoek.

ESRS 2 is gestructureerd rond vier pijlers:

  • Goed bestuur: de eerste pijler omvat informatie die bedrijven moeten rapporteren over de directie en de raad van bestuur. Hoe divers is hun samenstelling? Wat is hun rol en wat zijn hun verantwoordelijkheden voor de ESG-impacts, risico’s en opportuniteiten van het bedrijf? Hoe volgen ze de progressie op? Hoe is de expertise rond ESG in deze organen verzekerd of hoe hebben directie en raad van bestuur toegang tot dergelijke expertise? Hoe zien de ESG-rapporteringslijnen eruit? Hoe is ESG-performantie geïntegreerd in het bonussysteem? Hoe werkt het ESG-risicomanagement van het bedrijf? Hoe organiseert het bedrijf de interne controles op het rapporteringsproces?
  • Strategie: bedrijven worden gevraagd om in hun duurzaamheidsrapport hun strategie, businessmodel en waardeketen te beschrijven. Alle elementen van de strategie die verband houden met of een impact hebben op de diverse duurzaamheidstopics, moeten worden vermeld. Het rapport moet ook duidelijk maken hoe het bedrijf in zijn strategie en businessmodel rekening houdt met de belangen en perspectieven van de stakeholders en met de uitkomst van de materialiteitsanalyse.
  • Beheer van impacts, risico’s en opportuniteiten (IRO’s): zoals hierboven aangehaald vormt het materialiteitsonderzoek een sleutelelement van de toekomstige duurzaamheidsrapportering. Bedrijven zullen niet alleen hun materiële IRO’s moeten beschrijven, ze moeten ook aangeven hoe ze te werk zijn gegaan om de materiële topics te identificeren. In de algemene sectie moet je als bedrijf vermelden welke ESRS zijn opgenomen in je rapport; daarnaast moet je uitleggen welke ESRS of informatie je hebt weggelaten en waarom. Ondernemingen moeten in hun rapport uiteraard ook beschrijven welke policy’s en actieplannen ze ontwikkelen als antwoord op de materiële IRO’s. In de thematische standaarden wordt dus ook telkens verwezen naar deze algemene rapporteringsvereisten in de ESRS 2.
  • Targets en KPI’s: ondernemingen moeten in hun duurzaamheidsrapport ten slotte ook bekendmaken welke targets en KPI’s ze hebben ingesteld om de effectiviteit van bovenstaande policy’s en actieplannen op te volgen.

Het is zonneklaar dat bedrijven tegen heel wat nieuwe rapporteringsverplichtingen aankijken. Wacht niet te lang om je bedrijf en processen daarvoor klaar te stomen, want 2025 is niet meer veraf. Ben je overweldigd door de veelheid aan nieuwe bepalingen? Pantarein helpt je met elke stap richting CSRD-compliance. Hulp nodig om te starten? Neem dan contact via mail@pantarein.be.