Vooraf: een veranderend speelveld
Tijdens dit traject, dat startte in najaar 2025 maar liep tot in het voorjaar van 2026, richtten we ons op een bewegend doel: de Europese Commissie zou het EUDR-vereenvoudigingspakket pas presenteren op 4 mei. Telkens als er in de aanloop naar die datum iets wijzigde – aan de deadlines of aan de precieze eisen van bedrijven verderop in de keten – veranderde ook wat de wet voor Agricon betekende. De uitdaging werd daardoor groter dan voorzien.
1. Afbakening als fundament
Een EUDR-traject in ongeveer vier maanden rondkrijgen vraagt vooral inspanningen aan het begin. Eerst maakten we een inventaris. Uit welke vennootschappen bestaat Agricon, en hoeveel personeelsleden en omzet hebben die elk? Dat bepaalt zowel je EUDR-verplichtingen als de deadline – 30 december 2026 voor grote en middelgrote ondernemingen, 30 juni 2027 voor kleine en micro-ondernemingen. De volgende vraag ging over de producten: welke koopt de groep aan, welke verkoopt ze, en komen ze uit Europa of niet?
Vooral die laatste vraag is bepalend. De wet legt de grootste verantwoordelijkheid namelijk bij bedrijven die een product als eerste in Europa binnenbrengen. Wie het daarna doorverkoopt, heeft duidelijk minder te doen.
Bij Agricon vallen zowel bij aankoop als verkoop producten onder de EUDR, maar de groep voert niets in van buiten Europa. Agricon zit verderop in de keten, en dan komt de verplichting vooral neer op registratie. Naast de officiële gegevens van je klanten en leveranciers hou je dan de nummers bij van de verklaringen waarmee eerdere schakels aantonen dat voor hun producten geen bos is gekapt.
2. Van gaps naar prioriteiten
Als de afbakening eenmaal gemaakt is, gaat de analyse snel. De gapanalyse zette twee dingen naast elkaar: welke inspanningen de groep vandaag al levert en welke de EUDR verder nog vraagt. Voor elke ontbrekende inspanning schatten we in hoeveel werk die zou vragen.
Twee overwegingen bepaalden de volgorde van de inspanningen, en daarmee het actieplan. We gaven voorrang aan ingrepen die later veel werk uitsparen, zoals een keuze die in één keer meerdere productstromen regelt. Daarnaast moest Agricon klanten en leveranciers snel op de hoogte brengen: klanten, om hen te laten zien dat het bedrijf de zaak onder controle had; leveranciers, om hen voldoende tijd te geven om de gevraagde gegevens te verzamelen. Dat laatste bleek geen sinecure, waardoor de informatie in stukjes binnenkwam – ook dat maakte dit traject uitdagender dan verwacht.
3. Een handboek op maat
Het actieplan bepaalde de inhoudsopgave van een praktijkgericht handboek. Dat telt niet meer dan vijftien pagina's en bevat uitdrukkelijk géén samenvatting van de wettekst. Het vertrekt van de momenten waarop Agricon met de EUDR te maken krijgt, en beschrijft per moment wat er dan moet gebeuren:
- welke aan- en verkopen onder de wet vallen en welke niet;
- welke informatie in het register moet komen en wie ze bijhoudt;
- welke informatie je opvraagt bij een nieuwe leverancier en aanlevert aan een klant die vragen stelt;
- wat je controleert voor je een nieuw product of een nieuwe markt overweegt;
- wie het aanspreekpunt is voor twijfelgevallen.
“We wilden een handboek dat je in stukken kon opdelen, afgestemd op de mensen die er echt mee werken”, legt Nicolas Crins uit. “Alle medewerkers moeten het deel over hun eigen job gemakkelijk kunnen terugvinden en begrijpen, en weten bij wie ze met vragen terechtkunnen. Een document van vijftig pagina's dat niemand doorneemt, helpt een bedrijf niet vooruit.”
Dat is meteen het verschil met een standaarddocument dat de wetgeving samenvat. De regels zijn voor iedereen dezelfde, maar welke producten je precies aankoopt en verkoopt – en wie in jouw bedrijf daar iets mee moet doen – verschilt van onderneming tot onderneming.
4. Verankerde afspraken
Agricon spreekt vandaag zelf zijn klanten en leveranciers aan om hen in beweging te krijgen, en herbekijkt de contracten met die leveranciers. De EUDR-afspraken een vaste plaats geven in de dagelijkse werking, zodat ze automatisch meespelen bij elke aankoop en verkoop: dat is de volgende stap.
