Agricon: van Europese ontbossingsregels naar afspraken op de werkvloer

De EUDR is de Europese wet die verbiedt dat producten op de markt komen waarvoor bos is gekapt – denk aan hout, soja, palmolie of cacao. De meeste bedrijven weten intussen of die wet op hen van toepassing is. De moeilijkere vraag komt daarna: wat betekent dat concreet op de dag dat een verkoper een nieuwe klant binnenhaalt of de aankoopdienst met een nieuwe leverancier begint te werken? Bij Agricon uit Balen begon het traject nog met die eerste vraag – de producent van bodembedekkers, potgronden, organische meststoffen en houtpellets startte praktisch van nul – maar het werk zat in het tweede deel. Na drie maanden lag er een overzicht van wat nog ontbrak, een actieplan met een duidelijke volgorde, en een handboek op maat van het bedrijf: een document waarin elke medewerker terugvindt wat hij of zij moet doen.

Onze klant Agricon (Balen), producent en verhandelaar van natuurlijke producten: bodembedekkers, potgronden, organische meststoffen, houtpellets, briketten en boomschors

De uitdaging De verplichtingen van de hele groep omzetten in afspraken waar de medewerkers echt mee kunnen werken – zonder dat er intern al kennis over de wet aanwezig was, terwijl leveranciers hun gegevens moeilijk konden aanleveren en de wet zelf nog werd bijgestuurd

De oplossing Eerst in kaart brengen wat onder de wet valt en wat nog ontbreekt, dan een actieplan met een duidelijke volgorde, en tot slot een handboek op maat dat de verplichtingen omzet in concrete taken per functie

Due Diligence

De afbakening als fundament

Een handboek schrijven heeft pas zin als je precies weet waarover het gaat. Het traject startte daarom met een inventaris: uit welke vennootschappen bestaat de groep, en hoeveel mensen en omzet hebben die elk? Dat bepaalt zowel de verplichtingen als de deadline: 30 december 2026 voor grote en middelgrote ondernemingen, 30 juni 2027 voor kleine en micro-ondernemingen. Daarna: welke producten koopt de groep aan, welke verkoopt ze, en komen die van binnen of van buiten Europa?

Die laatste vraag is bepalend, want de wet legt het zwaarste werk bij het bedrijf dat een product als eerste in Europa binnenbrengt. Wie het daarna doorverkoopt, heeft duidelijk minder te doen. Bij Agricon bleek dat zowel bij de aankoop als bij de verkoop producten onder de wet vallen, maar dat de groep niets van buiten Europa invoert. Agricon zit dus verderop in de keten, en dan komt de verplichting vooral neer op registratie: bijhouden wie je klanten en leveranciers zijn, met hun officiële gegevens, en de nummers van de verklaringen waarmee eerdere schakels aantonen dat er geen bos voor is gekapt.

Nicolas Crins, Sustainability Consultant bij Pantarein: "Zolang je niet weet of je een product zelf invoert of enkel doorverkoopt, en voor welke producten precies, weet je ook niet hoeveel inspanning terecht is. Dan doe je ofwel te veel, ofwel te weinig. Die plaats in de keten scherp krijgen is wat je nodig hebt vóór je aan de uitvoering begint."

Van gaps naar prioriteiten

De gapanalyse zette twee dingen naast elkaar: wat de groep vandaag al doet en wat de EUDR daarnaast nog vraagt. Voor elk ontbrekend stuk werd ook geschat hoeveel werk het zou kosten om het in orde te brengen.

Twee overwegingen bepaalden in welke volgorde die punten werden aangepakt. Eerst kwamen de ingrepen die later veel werk uitsparen, zoals een keuze die in één beweging meerdere productstromen regelt. Daarnaast moesten klanten en leveranciers snel op de hoogte worden gebracht: klanten om hen te laten zien dat Agricon de zaak onder controle heeft, leveranciers omdat zij zelf tijd nodig hebben om de gevraagde gegevens te verzamelen. Die volgorde werd het actieplan, en dat actieplan werd de inhoudsopgave van het handboek.

Wat er in het handboek staat

Tien tot vijftien pagina's, en uitdrukkelijk geen samenvatting van de wettekst. Het handboek vertrekt van de momenten waarop iemand bij Agricon met de EUDR te maken krijgt, en beschrijft per moment wat er dan moet gebeuren:

  • welke aankopen en verkopen onder de wet vallen, en welke niet
  • wat er in het register moet en wie het bijhoudt
  • welke informatie je opvraagt bij een nieuwe leverancier, en wat je aanlevert aan een klant die vragen stelt
  • hoe je omgaat met een nieuw product of een nieuwe markt: welke check gebeurt er vooraf
  • wie het aanspreekpunt is voor twijfelgevallen

"We wilden een handboek dat je in stukken kon opdelen over de mensen die er echt mee werken", legt Crins uit. "Iedereen moet het deel over zijn eigen job kunnen lezen en begrijpen, en weten bij wie hij terechtkan met vragen. Een document van vijftig pagina's dat niemand doorneemt, helpt een bedrijf niet vooruit."

Dat is meteen het verschil met een standaarddocument dat de wetgeving samenvat. De regels zijn voor iedereen dezelfde, maar welke producten je precies aankoopt en verkoopt – en wie in jouw bedrijf daar iets mee moet doen – verschilt van onderneming tot onderneming.

Bestand tegen wijzigende regels

Twee zaken maakten het traject lastiger dan gepland. Om te beginnen de dataverzameling: alle nodige gegevens verzamelen was geen sinecure, waardoor de informatie in stukjes binnenkwam. Maar vooral de EUDR zelf, want de regels werden tijdens het traject nog bijgestuurd. Telkens er iets wijzigde – aan de deadlines, of aan wat er precies gevraagd wordt van bedrijven die verderop in de keten zitten – veranderde ook wat het voor Agricon betekende.

Waarom drie maanden volstond

Zo'n traject in ongeveer drie maanden rondkrijgen, vraagt vooral inspanning aan het begin: de klant moet aanleveren wat hij aankoopt, wat hij verkoopt en hoe de vennootschappen onderling samenhangen. Zodra die basis er is, gaat de analyse snel. Daarna volgt het gesprek over wat er ontbreekt en over het actieplan – en de tijd om daar intern over na te denken, vóór het handboek wordt geschreven.

Wat nu

Agricon spreekt vandaag zelf zijn klanten en leveranciers aan om hen in beweging te krijgen, en herbekijkt de contracten met die leveranciers. De volgende stap is de regels een vaste plaats geven in de dagelijkse werking, zodat ze automatisch meelopen bij elke aankoop en verkoop. Het traject kreeg intussen ook een vervolg op andere terreinen: Pantarein werkt met Agricon verder rond CO₂ en rond de EmpCo-richtlijn.

Ontbossing in je keten: van verplichting naar dagelijkse werking

De EUDR is één onderdeel van een breder verhaal: bedrijven moeten steeds beter kunnen aantonen wat er in hun toeleveringsketen gebeurt. Denk ook aan mensenrechten, aan de Europese CSDDD-richtlijn over ketenverantwoordelijkheid, en aan de vragen die je klanten je vandaag al stellen. Pantarein zet die verplichtingen om in werkwijzen, taken en documenten waar je organisatie echt mee vooruit kan: van het bijhouden van je gegevens en het meekrijgen van je leveranciers tot afspraken in contracten en duidelijke interne verantwoordelijkheden.

Ontdek ons aanbod rond ontbossing & EUDR, of neem contact op via mail@pantarein.be.